Как правильно планировать время и сдавать работу вовремя

 

  6032
 0

Сколько раз вам удалось выполнить работу в срок, не переходя в авральный режим? Сосчитали, загнув пальцы одной руки? Обидно. Тем более, что сроки вы каждый раз устанавливали сами. Оказывается, это не мистика, а вполне изученная ловушка мышления.

Каждый раз приступая к новой задаче или проекту, мы неверно оцениваем срок, в который работа будет сделана. Это происходит снова и снова, даже если мы уже сталкивались с подобными задачами. Как правило, недооценка времени приводит к негативным последствиям, начиная с нарушения рабочего графика и заканчивая срывом сдачи проекта. Оказывается, взглянуть на вещи реалистично нам мешает убеждение в том, что наличие нужного опыта позволит управиться с известной задачей быстрее, чем в прошлом. Данное убеждение называется ошибкой планирования. От нее-то мы и страдаем.

Что такое ошибка планирования

Этим термином психологи описывают склонность людей недооценивать количество времени, которое потребуется для выполнения задачи. Изучая данное явление, психологи пришли к выводу, что ошибка планирования совершается по двум основным причинам:

  • 1) из-за отказа учитывать прошлый опыт выполнения аналогичной задачи;
  • 2) из-за предположения о том, что каких-либо сложностей, которые могут отсрочить выполнения задачи, не возникнет.

Но есть и хорошие новости. Поняв причины, по которым человек раз за разом становится жертвой ошибки планирования, можно научиться ее избегать. Существуют специальные техники, позволяющие не попадаться в эту ловушку.

Используйте прошлые данные

Спросите себя, как долго вы (ваша команда) выполняли аналогичную задачу в прошлый раз и с какими сложностями вам пришлось столкнуться. Сделать это можно, например, с помощью специальных приложений — трекеров времени. Оценивая период, за который вы беретесь выполнить очередную похожую задачу, учитывайте полученные данные.

Просите сделать оценку кого-то другого

Психологи заметили, что люди часто ошибаются в оценке времени, требующегося на выполнение задачи, когда составляют график для себя, и очень редко — когда делают это для кого-то другого. Причем наличие данных о прошлом опыте и их отсутствие на точности оценки времени сказываются незначительно. Если вы особенно страдаете от ошибки планирования, попросите друга или коллегу оценить, как долго вы будете выполнять поставленную задачу.

Устанавливайте временные интервалы

Во время работы вы можете столкнуться с тем, чего не ждали. Поэтому всегда лучше установить временной интервал выполнения задачи. Для этого стоит использовать так называемый конус неопределенности. В начале работы над проектом, когда вы знаете мало, вы ошибаетесь в сроках исполнения больше всего: это время может оказаться минимум в четыре раза меньше установленного и максимум в четыре раза больше. Например, вы изначально рассчитываете выполнить задачу за два дня, следовательно, по факту на это может уйти как полдня, так и восемь дней. По мере выполнения работ данные оценки будут меняться, становясь более точными.

Конус неопределенности можно использовать и для борьбы с излишним оптимизмом. Скажем, вы изначально решили, что выполните задачу за четыре дня, и с помощью конуса неопределенности получили интервал сдачи работы от одного до 16 дней. Попробуйте принять верхнее значение диапазона за исходное и проследите, чем все закончится.

Используйте тройную оценку

Данная техника также направлена на то, чтобы избежать последствий излишнего оптимизма с помощью разработки и учета различных сценариев:

  • наилучшего,
  • наихудшего,
  • наиболее вероятного.

Зная о тенденции к оптимистичной оценке, наилучший сценарий, скорее всего, будет совпадать с вашей первоначальной оценкой; наиболее вероятный станет учитывать прошлый опыт при выполнении аналогичных задач; наихудший поможет определить, как много времени уйдет на работу, в случае если все пойдет не так. Оценив сроки выполнения задачи при реализации каждого сценария, выведите среднее значение и используйте его как актуальное.

Рассчитайте коэффициент выдумки

Выяснить, насколько вы оптимистичны в оценке собственных возможностей, просто. Выделите некоторое количество задач, которые вам предстоит решить. Оцените, как много времени вы планируете потратить на их выполнение, и зафиксируйте это. Завершив каждую задачу, запишите, сколько времени у вас реально ушло на их выполнение. Сравните начальную оценку с фактическим сроком и представьте разницу в процентном соотношении. Так вы получите собственный коэффициент выдумки.

Планируйте во время спада активности

Согласно исследованиям в течение дня все люди испытывают подъем и спад активности, становясь более или менее энергичными, креативными или пессимистичными. У большинства «просадка» случается примерно через шесть часов после утреннего подъема. В этот период мы менее оптимистичны, а значит, склонны к большему прагматизму при планировании. Проверьте, будут ли ваши оценки в период снижения активности более реалистичными: оцените время выполнения поставленной задачи во время подъема и во время «просадки», затем сравните оценки между собой, а также с реальным временем выполнения задачи впоследствии.

Photo by rawpixel on Unsplash
Источник: https://www.fastcompany.com/90313102/how-to-get-better-at-estimating-your-time?fbclid=IwAR2D_lC29a9Vrk8gvtwftPFq9IJsjzAln4PdOVNCCMuo7m9C5MvEy9VSKwc

Trigger